Kliper combine un système complet de gestion des tâches et un calendrier intégré, pour que votre équipe d’évaluation suive les éléments de travail, attribue les responsabilités et coordonne les plannings en un seul endroit.
Gestion des tâches
Vue d’ensemble du tableau des tâches
Allez dans Tâches depuis la barre latérale gauche pour ouvrir le tableau des tâches. Il affiche toutes les tâches de vos évaluations avec un filtrage et une recherche puissants.
Créer une tâche
Cliquer sur Nouvelle tâche
Cliquez sur le bouton + Nouvelle tâche pour ouvrir la boîte de dialogue de création.
Renseigner les détails de la tâche
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Titre | Oui | Nom descriptif de la tâche (par ex. « Revoir les règles de pare-feu pour l’exigence 1.2.3 ») |
| Description | Non | Instructions détaillées ou contexte |
| Statut | Non | Statut initial ; À faire par défaut |
| Priorité | Non | Niveau d’urgence ; Moyenne par défaut |
| Type | Non | Catégorie ; Tâche par défaut |
| Affectée à | Non | Membre de l’équipe responsable (choisi parmi les membres de l’organisation, avec avatar et e-mail) |
| Date de début | Non | Quand le travail doit commencer |
| Échéance | Non | Date cible d’achèvement |
| Étiquettes | Non | Tags séparés par des virgules pour la catégorisation |
| Récurrence | Non | Planning répétitif (Aucune, Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Personnalisée) |
| Rappel | Non | Date et heure d’envoi d’une notification de rappel |
Rattacher à une évaluation (facultatif)
Sélectionnez un Projet pour rattacher la tâche à une évaluation ou à un engagement précis. Les tâches rattachées apparaissent dans l’onglet Tâches de l’évaluation.
Enregistrer
Cliquez sur Créer. La tâche apparaît dans le tableau et le responsable reçoit une notification.
Statuts des tâches
| Statut | Colonne | Description |
|---|---|---|
| À faire | Backlog / À faire | Tâche créée mais non démarrée |
| En cours | En cours | Travail en cours |
| Terminée | Terminé | Tâche achevée (l’horodatage d’achèvement est enregistré) |
| Annulée | — | Tâche abandonnée ou devenue sans objet |
Priorités des tâches
| Priorité | Couleur | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Urgente | Rouge | Blocages, échéances critiques |
| Élevée | Orange | Travail important à traiter rapidement |
| Moyenne | Ambre | Priorité standard (par défaut) |
| Faible | Bleu | Éléments souhaitables, non bloquants |
Types de tâches
| Type | Icône | Finalité |
|---|---|---|
| Tâche | Case à cocher | Élément de travail général (par défaut) |
| Bug | Alerte | Quelque chose de cassé à corriger |
| Amélioration | Drapeau | Amélioration d’un processus ou d’un contenu existant |
| Documentation | Crayon | Rédaction ou mise à jour de documentation |
Vue liste
Basculez vers la Vue liste pour un format tabulaire compact avec tri et filtrage :
| Colonne | Ce qu’elle montre |
|---|---|
| Titre | Nom de la tâche avec case d’achèvement |
| Statut | Badge du statut actuel |
| Priorité | Badge de priorité (coloré) |
| Type | Icône du type de tâche |
| Responsable | Avatar et nom de l’utilisateur affecté |
| Échéance | Date cible (en rouge si dépassée) |
| Créée le | Date de création |
Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier. Utilisez la barre de recherche pour filtrer par titre ou description.
Filtrer les tâches
Appliquez des filtres pour restreindre la liste :
| Filtre | Options |
|---|---|
| Statut | Tous, À faire, En cours, Terminée, Annulée |
| Priorité | Toutes, Urgente, Élevée, Moyenne, Faible |
| Type | Tous, Tâche, Bug, Amélioration, Documentation |
| Responsable | Tous, ou un membre précis de l’équipe |
Les filtres persistent entre les sessions, votre vue préférée est donc mémorisée.
Détail d’une tâche
Cliquez sur une tâche pour ouvrir sa vue détaillée :
- Description complète en texte enrichi
- Liste déroulante de statut : changez le statut en ligne
- Listes déroulantes de priorité et de type
- Responsable : réaffectez avec une recherche d’utilisateur
- Dates : sélecteurs de date de début et d’échéance
- Suivi du temps : heures estimées et heures réelles
- Étiquettes : ajoutez ou retirez des tags
- Sous-tâches : consultez et gérez les tâches enfants
- Évaluation rattachée : accédez à l’évaluation associée
- Activité : date de création, dernière mise à jour, informations sur l’auteur
Sous-tâches
Les tâches prennent en charge les relations parent-enfant pour découper un travail complexe en éléments plus petits :
Ouvrir une tâche parente
Cliquez sur la tâche à laquelle vous voulez ajouter des sous-tâches.
Créer une sous-tâche
Cliquez sur + Ajouter une sous-tâche. Renseignez ses détails avec le même formulaire qu’une tâche ordinaire.
Suivre l'avancement
Les sous-tâches apparaissent imbriquées sous leur parente dans la liste. Chacune a son propre statut, son responsable et son échéance.
Tâches récurrentes
Pour les tâches qui se répètent selon un planning (par ex. collecte hebdomadaire de preuves, revues d’accès mensuelles) :
| Récurrence | Planning |
|---|---|
| Quotidienne | Se répète chaque jour |
| Hebdomadaire | Se répète chaque semaine le même jour |
| Mensuelle | Se répète chaque mois à la même date |
| Personnalisée | Motif de récurrence défini par l’utilisateur |
Définissez la récurrence à la création ou à la modification d’une tâche. Les tâches récurrentes apparaissent dans le calendrier à leurs intervalles planifiés.
Notifications de tâche
| Événement | Qui est notifié | Canaux |
|---|---|---|
| Tâche affectée à vous | Responsable | Application, e-mail, push |
| Tâche proche de l’échéance | Responsable | Application, push |
| Tâche réaffectée | Nouveau responsable | Application, e-mail, push |
Mises à jour en temps réel
Les modifications de tâches sont diffusées en temps réel à tous les membres de l’organisation. Lorsqu’un collègue crée, met à jour ou termine une tâche, votre tableau se met à jour instantanément, sans rechargement.
Statistiques des tâches
Une barre de synthèse en haut du tableau affiche :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| Total | Toutes les tâches (hors supprimées) |
| À faire | Tâches non démarrées |
| En cours | Tâches en cours de traitement |
| Terminées | Tâches achevées |
| En retard | Tâches dont l’échéance est dépassée et qui ne sont pas terminées |
Calendrier
Accéder au calendrier
Allez dans Calendrier depuis la barre latérale gauche. Le calendrier s’ouvre par défaut en vue Mois.
Vues du calendrier
Changez de vue avec les boutons de l’en-tête du calendrier :
| Vue | Idéale pour | Disposition |
|---|---|---|
| Mois | Planification et vue d’ensemble | Grille de jours avec points d’événements |
| Semaine | Planification détaillée | Chronologie horaire sur 7 jours (7 h – 18 h, s’étend automatiquement pour les événements tardifs) |
| Jour | Gestion du temps ciblée | Chronologie heure par heure d’une seule journée |
| Année | Planification à long terme | Grille de 12 mini-mois avec indicateurs d’événements |
| Agenda | Événements à venir en un coup d’œil | Liste chronologique regroupée par jour |
Sources d’événements
Le calendrier combine automatiquement les événements de plusieurs sources en une vue unifiée :
| Source | Couleur | Ce qu’elle montre |
|---|---|---|
| Événements personnalisés | Couleur choisie par l’utilisateur | Réunions, appels et événements créés manuellement |
| Échéances de tâches | Bleu (par défaut) | Tâches avec échéance issues du tableau des tâches |
| Échéances d’évaluations | Couleur selon le statut | Dates d’échéance des évaluations de vos engagements |
| Jalons de phase | Couleur selon le statut | Tâches de phase et dates de jalon des LOE |
Couleurs selon le statut :
| Statut | Couleur |
|---|---|
| Terminé / Achevé | Vert |
| En cours / Planifié | Bleu |
| En revue | Orange |
| Backlog / Non démarré | Gris |
Créer un événement de calendrier
Cliquer sur une date ou un créneau
En vue Mois, cliquez sur une cellule de jour. En vue Semaine ou Jour, cliquez sur un créneau horaire précis. La boîte de dialogue Ajouter un événement s’ouvre, préremplie avec la date/heure sélectionnée.
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton + Nouvel événement dans l’en-tête du calendrier.
Renseigner les détails de l'événement
| Champ | Obligatoire | Description |
|---|---|---|
| Titre | Oui | Nom de l’événement (par ex. « Appel de lancement avec Acme Corp ») |
| Responsable | Non | La personne responsable de l’événement (choisie parmi les membres de l’organisation) |
| Participants | Non | Membres de l’équipe invités (jusqu’à 50) |
| Date et heure de début | Oui | Début de l’événement |
| Date et heure de fin | Oui | Fin de l’événement |
| Couleur | Non | Couleur de l’événement (bleu, vert, rouge, jaune, violet, orange, gris) |
| Type de réunion | Non | Teams, Zoom, Google Meet ou Autre |
| Lien de réunion | Non | URL HTTPS de la salle de réunion |
| Notes | Non | Détails supplémentaires ou ordre du jour |
| Récurrence | Non | Aucune, Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Personnalisée |
| Fin de récurrence | Non | Quand la série récurrente doit s’arrêter |
Enregistrer
Cliquez sur Créer. L’événement apparaît dans le calendrier à la date et à l’heure indiquées. Les événements récurrents s’étendent automatiquement aux dates futures.
Détails d’un événement
Cliquez sur un événement du calendrier pour ouvrir la fenêtre de détails :
- Titre et plage horaire
- Utilisateur responsable avec avatar
- Badge du type de réunion (Teams, Zoom, Google Meet)
- Bouton Rejoindre : ouvre le lien de réunion dans un nouvel onglet
- Description et notes
- Liste des participants avec avatars
- Avertissement d’horaires de travail : signale un événement en dehors de 7 h – 21 h
- Boutons Modifier et Supprimer
Planification par glisser-déposer
En vues Mois et Semaine, glissez les événements pour les replanifier :
- Vue Mois : glissez un événement d’un jour à un autre pour changer sa date
- Vue Semaine : glissez un événement vers un autre jour ou créneau pour changer à la fois la date et l’heure
Le calendrier envoie immédiatement le changement au serveur. Si l’événement est rattaché à une tâche, les dates de la tâche sont mises à jour en conséquence.
Récurrence
Les événements récurrents utilisent le standard RRULE de la RFC 5545. Le système prend en charge :
| Fréquence | Exemple |
|---|---|
| Quotidienne | Chaque jour à la même heure |
| Hebdomadaire | Chaque lundi à 10 h |
| Mensuelle | Le premier mardi de chaque mois |
| Personnalisée | Intervalle défini par l’utilisateur (par ex. toutes les 2 semaines) |
Les événements récurrents sont déployés jusqu’à 2 ans dans le futur, avec un maximum de 100 occurrences par série.
Filtrage par utilisateur
L’en-tête du calendrier comprend une liste déroulante de filtre par utilisateur. Sélectionnez un membre de l’équipe pour n’afficher que ses événements, ou choisissez Tous pour voir le calendrier de toute l’équipe.
Horaires de travail
Le calendrier respecte des horaires de travail configurables :
| Jour | Horaires par défaut |
|---|---|
| Lundi – vendredi | 8 h – 17 h |
| Samedi | 8 h – 12 h |
| Dimanche | Repos |
Les heures non travaillées sont grisées dans les vues Semaine et Jour. Les événements planifiés en dehors des horaires de travail affichent un indicateur d’avertissement.
Personnalisez les horaires de travail dans les paramètres du calendrier (icône d’engrenage dans l’en-tête).
Ajouter des événements à votre calendrier personnel
Les événements Kliper peuvent être poussés vers votre propre application de calendrier — Apple Calendar, Outlook ou Google Agenda — pour que votre planning d’évaluation vive aux côtés du reste.
Ajouter un événement
Ouvrez un événement et utilisez Ajouter à mon calendrier. Le menu propose :
- Télécharger le .ics (Outlook, Apple) : s’importe dans Apple Calendar, Outlook ou toute application de calendrier
- Ouvrir dans Google Agenda : ouvre l’événement dans l’interface web de Google
- Lorsque Google n’est pas connecté : Connecter Google pour ajouter instantanément. Une fois connecté, le menu affiche à la place Ajouter à mon Google Agenda (envoi en un clic) et Déconnecter mon calendrier.
Ajouter tous vos événements à venir
Cliquez sur Ajouter mes événements sur la page du calendrier pour télécharger un .ics de vos événements à venir, prêt à importer dans Google, Outlook ou Apple Calendar.
Synchroniser avec Google Agenda
Un espace de travail peut connecter un Google Agenda pour que les événements Kliper s’y synchronisent. C’est une connexion au niveau de l’organisation : le compte connecté et l’agenda cible sont affichés aux membres sur la page du calendrier (l’option individuelle est le Ajouter à mon calendrier par événement décrit ci-dessus).
Assistant de calendrier Cortex AI
Ouvrez Cortex depuis l’icône de robot dans la barre de navigation supérieure. Sur la page du calendrier, il est limité à votre calendrier et peut donc répondre à des questions de planning comme :
- « Qu’ai-je cette semaine ? »
- « Affiche les échéances à venir »
- « Y a-t-il des conflits de planning ? »
Intégration des tâches et du calendrier
Les tâches et les événements de calendrier sont étroitement liés :
| Intégration | Fonctionnement |
|---|---|
| Tâches dans le calendrier | Toute tâche avec une échéance apparaît automatiquement dans le calendrier comme un événement |
| Du calendrier à la tâche | Lorsque vous glissez l’événement d’une tâche dans le calendrier, les dates de début et d’échéance de la tâche se mettent à jour |
| Réunion sur une tâche | Les tâches peuvent porter des détails de réunion (type, lien, notes), affichés sur l’événement du calendrier |
| Jalons de phase | Les tâches de phase des LOE (lancement, sur site, rapport provisoire, etc.) apparaissent dans le calendrier aux côtés des événements personnalisés |
Vous pouvez donc gérer tout le planning d’une évaluation depuis la vue calendrier, avec toutes les échéances de tâches, les dates de jalon et les réunions visibles sur une même chronologie.